Система электронного документооборота Диадок: делайте шаг в будущее!

Система электронного документооборота Диадок: делайте шаг в будущее!

Каждый день на вашем предприятии происходит  постоянно повторяющийся  процесс – обмен документами между контрагентами. «Обычное дело», - скажите вы. И не задумываетесь о том, сколько ресурсов тратится на эту рутинную бизнес процедуру. А зря! 

В период всеобщей оптимизации сделать это просто необходимо. Давайте считать вместе. 

«Доставка одного пакета документов обходится  компании в среднем в 35- 40 рублей. Это дорого», - считает Эдуард Шифман, руководитель стратегического направления ЭДО СКБ Контур.- Прибавьте сюда затраты на архив,  бумагу, картридж, курьера,  временные затраты на подписание документов, сортировку, перебивание данных в учетную систему, складывание в архив. А как подсчитать риски при потере документов!» 

В целом временные затраты  на оборот одного вида документа  составляет  5 рабочих дней.  По данным одной из средней региональной аптечной сети 110 тысяч рублей в год тратится на бумагу, картриджи и обслуживание принтеров, 360 тысяч рублей в год на ведение архива. 

Доначисления НДС и налога на прибыль могут составлять до 63%.  Причина доначислений – отсутствие или некорректное оформление документов. Срок возмещения НДС затягивается по этой же причине. А это прямые потери вашей организации. 

При электронном документообороте картина кардинально меняется. Документы доставляются мгновенно, поиск нужных документов моментальный, склад не нужен, передача документа, заверенного электронной подписью, осуществляется через оператора электронного документооборота, в том числе и в налоговые органы. 

Все выгоды новой системы обмена документами ощутили на себе крупные организации республики. Среди них  ООО «Газпром межрегионгаз Уфа» и ОАО «Уфанет». 

«Выставление и доставка документов является для поставщика услуг отдельным бизнес-процессом, а это достаточно трудозатратно», - делится своими наблюдениями Екатерина Давыдова, руководитель службы по работе с юридическими лицами компании «Уфанет.  

«Помимо того, что сотрудники тратят на подготовку и распечатку документов существенное время, периодически возникают осложнения с клиентами из-за задержки или утери документов. Клиенту важно как можно скорее получить документ, чтобы принять его к учету. Поэтому электронный документооборот – это не только оптимизация работы внутри компании, это прежде всего уровень сервиса, который вы можете предложить клиенту». 

За сегодняшний день около 2000 контрагентов «Уфанета»  перешли на электронный документооборот, при этом  экономия составила около 600 тысяч рублей в год! 

Согласитесь, сумма экономии приличная, даже для крупной организации. Поэтому и «Газпром межрегионгаз Уфа» очень активно внедряет систему Диадок в работе со своими контрагентами. 

Надеемся, цифры вас убедили. Но если вы все еще сомневаетесь или у вас остались опасения, давайте  вспомним, что сделало государство для перехода на электронный документооборот и почему ему это тоже выгодно. 

Первое - это нормативная база. В частности, касательно выставления и получения электронных счетов-фактур. Федеральный закон №229-ФЗ от 27.07.2010 сформировал правила обмена  электронными счетами-фактурами между предприятиями и нормы предоставления счетов-фактур в налоговые органы. Следующий Федеральный закон №245-ФЗ от 19.07.2011 установил правила учета документов внутри предприятия. 

В России уже сложилась  инфраструктура  для массового перехода компаний на безбумажный документооборот – появилась культура использования электронной подписи. 

Электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью и равнозначны документам на бумажном носителе с собственноручной подписью (ст.6 Закона №63-ФЗ «Об электронной подписи»). Такие документы не требуют дублирования на бумаге – их можно хранить в системе Диадок или на персональном компьютере и представлять в налоговые органы в электронном виде через интернет. 

Ввод электронных счетов-фактур позволит эффективнее администрировать НДС и налог на прибыль. Налог на добавленную стоимость формирует основную часть (34%) федерального бюджета РФ. Поэтому правительство  крайне заинтересовано в том, чтобы сделать расчет НДС максимально прозрачным. Это тот редкий случай, когда и  бизнес, и государство одинаково заинтересованы  в электронном документообороте. 

Подключиться к системе электронного документооборота Диадок, разработанного СКБ Контур, просто. 

1.  Необходимо получить действующий сертификат электронной подписи, используемый для сдачи отчетности в контролирующие органы через интернет. 

2.  Войти в систему Диадок с рабочего места, на котором установлена программа Диадок. 

3.  Заключить договор с компанией, предоставляющей программу электронного документооборота и имеющей на это лицензию. В их числе  и Компания «Респект» - официальный представитель  СКБ Контур по Республике Башкортостан. 

4.  Отправить информацию контрагентам с ремаркой, что получение и обработка входящих документов для них осуществляется бесплатно. 

С ценами на подключение к системе Диадок СКБ Контур можно познакомиться в Компании «Респект» по телефону (347) 292-77-95 или на сайте www.respectrb.ru. Обращаем ваше внимание, что при подключении первые 50 исходящих документов не тарифицируются. 

Подключение к системе Диадок – это экономия средств, возможность быстрого и надежного документооборота, это уверенный шаг в будущее.  

Пресс-служба Компании «Респект».