Как отражаются в учете расходы на настройку программного обеспечения?

Программное обеспечение может приобретаться организацией в форме:

• неисключительных прав;
• исключительных прав.

Бухгалтерский учет

Приобретение неисключительных прав на программный продукт

Если плата по договору за предоставленное право использования ПО производится в виде фиксированного разового платежа, то покупатель может списывать расходы на его приобретение в течение срока действия предоставленной лицензии или в течение 5 лет, если срок пользования не установлен в договоре, как расходы будущих периодов. Для учета подобных расходов используется счет 97 "Расходы будущих периодов" (п. 39 Положения по бухгалтерскому учету "Учет нематериальных активов" (ПБУ 14/2007), утвержденного Приказом Минфина России от 27.12.2007 N 153н (далее - ПБУ 14/2007), п. 4 ст. 1235 Гражданского кодекса РФ, Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее - Инструкция к Плану счетов)).

Если же в лицензионном договоре о программном обеспечении указано, что он является бессрочным, в бухгалтерском учете разовый (паушальный) платеж можно списывать со счета 97 "Расходы будущих периодов" в течение срока, который установите самостоятельно, исходя из предполагаемого срока использования ПО. Норма п. 4 ст. 1235 ГК РФ о 5 годах применяется только к лицензионным договорам, в которых срок не определен, то есть не указан срок в виде конкретного периода времени и нет указания на бессрочное действие договора (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 05.11.2013 по делу N А27-17463/2012, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 13.10.2018 N 15АП-13170/2018). Срок действия бессрочного лицензионного договора ограничен сроком действия исключительного права на ПО (п. 4 ст. 1235 ГК РФ, п. 39 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.04.2019 N 10 "О применении части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации").

В эту же сумму, отнесенную на 97-й счет, по нашему мнению, следует включить расходы на настройку ПО.

При этом, если расходы на настройку ПО несущественны, руководствуясь принципом рациональности, организация может списать данные затраты на расходы текущего периода записью Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 60, 76 (п. 6 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н (далее - ПБУ 1/2008), п. 3 Положения по бухгалтерскому учету "Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности" (ПБУ 22/2010), утвержденного Приказом Минфина России от 28.06.2010 N 63н, п. п. 5, 7, 18 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н (далее - ПБУ 10/99), Инструкция к Плану счетов).

Если за использование ПО установлены периодические платежи (роялти), то, так как расходы на его приобретение учитываются как расходы отчетного периода на основании п. 39 ПБУ 14/2007, то и расходы на его настройку будут учитываться аналогично.

Если настройка осуществляется уже после ввода ПО в эксплуатацию, то затраты на его настройку также относятся на расходы текущего периода записью Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 60, 76 (п. 6 ПБУ 1/2008, п. п. 5, 7, 18 ПБУ 10/99, Инструкция к Плану счетов).

Если по существу вопроса настройкой называются обновление и ежемесячное обслуживание программ, то подобные расходы также относятся к текущим расходам и подлежат списанию в периоде оказания услуги (п. п. 7, 18 ПБУ 10/99).

Таким образом, в бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Приобретение исключительных прав на программный продукт

При приобретении организацией программного обеспечения в виде исключительного права сделка оформляется договором отчуждения исключительного права (ст. 1234 ГК РФ). В этом случае приобретаемое программное обеспечение отвечает всем признакам нематериального актива. Для этого необходимо, чтобы одновременно соблюдались, в частности, следующие условия (п. 3 ПБУ 14/2007):

• у организации есть документы, которые подтверждают ее права на использование объекта НМА;
• объект НМА можно отделить от других объектов;
• объект НМА не имеет материально-вещественной формы, организация не планирует продавать права на компьютерную программу как минимум в течение года;
• компьютерная программа используется в производстве продукции (работ, услуг) или для управленческих нужд;
• объект может принести экономическую выгоду (доходы);
• срок использования компьютерной программы превышает 12 месяцев;
• первоначальная стоимость НМА может быть достоверно определена.

Обратите внимание! Начиная с отчетности за 2024 г. применяется Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 14/2022 "Нематериальные активы", утвержденный Приказом Минфина России от 30.05.2022 N 86н. Организация может принять решение о применении ФСБУ 14/2022 до указанного срока. При этом ПБУ 14/2007 с 01.01.2024 утрачивает силу (п. п. 2, 3 Приказа Минфина России N 86н).

Расходы на настройку программного обеспечения в этом случае признаются иными расходами, непосредственно связанными с приобретением нематериального актива и обеспечением условий для использования актива в запланированных целях (п. 8 ПБУ 14/2007).

Подобные расходы включаются в фактическую (первоначальную) стоимость НМА и первоначально отражаются на счете 08 "Вложения во внеоборотные активы", субсчет 08/5 "Приобретение нематериальных активов".

Далее сформированная стоимость амортизируется по правилам, установленным п. п. 24 - 33 ПБУ 14/2007.

Таким образом, в бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Налоговый учет

Неисключительное право

При варианте приобретения программ на условиях неисключительного права организация не получает исключительных прав на программы для ЭВМ, понесенные затраты нельзя отнести к расходам на приобретение НМА (Письма Минфина России от 05.05.2012 N 07-02-06/128, от 13.02.2012 N 03-03-06/2/19).

В этом случае расходы на настройку, подготовку программного обеспечения учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, для целей налогообложения прибыли на дату начала использования налогоплательщиком программного обеспечения для осуществления своей деятельности (пп. 3, 15, 26 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ, Письмо Минфина России от 07.03.2006 N 03-03-04/1/188).

Исключительное право

При приобретении ПО дороже 100 000 руб. на условиях исключительного права расходы на настройку, произведенные до ввода в эксплуатацию, включаются в его стоимость в налоговом учете как сумма расходов на доведение ПО до состояния, в котором оно пригодно для использования, и признаются по факту начисления амортизации (п. п. 1, 3 ст. 257, п. 2 ст. 258 НК РФ).

Если ПО стоит менее 100 тыс. руб., а также если настройка происходит после ввода в эксплуатацию, то расходы на настройку учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 3, 15, 26 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Источник: КонсультантПлюс