Кадровый учет - 2016: новое и важное

Кадровый учет - 2016: новое и важное

Любое время года - горячая пора для работников, отвечающих за ведение кадрового учета. Кроме привычных забот, они должны учесть все новшества, которые были приняты в этом году и планируются в будущем. Постараемся не упустить ничего важного и рассказать обо всех нововведениях.

Законы постоянно претерпевают изменения, не является исключением и трудовое законодательство. Разберем основные нововведения за 2015-2016 годы, которые напрямую касаются кадровых работников, а также всех тех, кто причастен к кадровому делопроизводству.

Новое в оформлении командировок

В самом начале 2015 г. вышел в свет документ, согласно которому в оформление командировок внесен ряд изменений. Это Постановление Правительства № 1595 от 08.01.2015 г. С точки зрения практического применения эти новшества можно описать несколькими пунктами. Итак, теперь не требуется оформление:

- служебного задания;

- командировочного удостоверения;

- отчета о выполнении служебного задания.

Как и прежде, издается приказ о направлении в командировку, в котором более подробно, чем раньше, описывается цель поездки и срок отсутствия. В журнале учета командировок теперь не заполняется графа с номером и датой командировочного удостоверения, так как сам документ оформлять необязательно. В письме РосТруда от 15.05.2015 № 1168-6-1 даны разъяснения о командировках, совершаемых на личном автотранспорте. Фактическое время нахождения в командировке в этом случае не может быть подтверждено проездными документами. Такие поездки подтверждаются служебными записками, чеками, квитанциями и путевыми листами.Чтобы вести учет командировок по новым правилам, следует обновить внутренний регламент или действующее положение о командировках. Однако следует заметить, что заполнение привычных документов «по старинке» не будет ошибкой, так что переделывать уже составленные командировочные отчеты и удостоверения не нужно.

Предоставление отпусков и график отпусков

Изменения коснулись 123 ст. ТК РФ, редакция принята 197- ФЗ 05.10.2015 г. Основные новшества заключаются в следующем:

- Отдельные категории работников получили право на использование отпуска в первую очередь, например, мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам, один из родителей ребенка-инвалида до 18 лет (242-ФЗ от 13.07.2015 г.).

- График отпусков обязателен к исполнению, в случае отклонений вносятся изменения на основании заявления работника;

- Очередность предоставления отпусков (график) утверждается за 2 недели до начала календарного года;

- Работники должны быть извещены об отпуске не позднее чем за 2 недели до его начала.

Казалось бы, нового здесь немного, однако следует отметить, что теперь известить работника можно либо путем письменного уведомления о начале отпуска, либо ознакомив его под подпись с графиком отпусков с проставлением даты подписи. Главное, что срок уведомления должен быть соблюден – не менее чем 2 недели до отпуска. Новое требование – ознакомление работников с графиком отпусков. Напомним, что выполнение графика является обязательным как для работника, так и для работодателя. Период, за который предоставляется отпуск, должен быть непрерывным, таким образом, нельзя взять отпуск за текущий год, если не использовано право на отдых за предыдущие годы. Не нужно забывать о сотрудниках, которые трудятся по трудовому договору на полставки, им также нужно запланировать отпуск не менее 28 календарных дней.

Внеочередной отпуск, независимо от срока работы у данного работодателя, положен беременным женщинам перед уходом в отпуск по беременности и родам, лицам, усыновившим детей в возрасте 1-3 месяца и работникам, не достигшим возраста 18 лет.

Как и раньше, праздничные дни не включаются в количество дней отпуска. Отпуск может быть перенесен из-за болезни работника или по производственным причинам с согласия работника.

Изменение МРОТ и региональных минимумов заработных плат

В 2015 году прошло внеочередное повышение регионального минимума заработной платы в Санкт-Петербурге. В предыдущие годы документ выходил в декабре на следующий календарный год. В 2015 г. это произошло с 15 августа 2015 г., о чем принято Постановление Правительства Санкт-Петербурга. Каким образом это касается кадровиков? В первую очередь, нужно проверить, соответствуют ли оклад в вашей организации утвержденной цифре в 11 000 рублей. Если фиксированный размер оплаты на предприятии ниже, необходимо произвести повышение окладов.

Важно: для предприятий, находящихся в Санкт-Петербурге и Ленинградской области, в расчет принимается только оклад по штатному расписанию. Все премиальные выплаты, бонусы, материальная помощь и другие доплаты не являются обязательными с точки зрения закона, даже если выплачиваются регулярно. Поэтому оклад по должности должен быть не менее 11 000 рублей.

Если в организации есть сотрудники, работающие на пол ставки, т.е. на неполном рабочем дне, или совместители, оплата их труда должна производиться пропорционально времени работы. В трудовых договорах на полставки указывается оклад по штатному расписанию с уточнением графика работы совместителя или работающего неполный рабочий день.

Чтобы привести размер окладов в соответствие с законом, нужно утвердить новое штатное расписание и заключить дополнительные соглашения с каждым работником, которого коснулось изменение размера оплаты. Если заключен трудовой договор на неполный рабочий день образец, и размер постоянной части заработной платы в нем ниже регионального минимума, также нужно составить доп. соглашение о повышении оклада, уточнив при этом оплату по фактически отработанному времени.

Важно не путать МРОТ (минимальный размер оплаты труда), принятый в РФ Федеральным Законом 376-ФЗ от 14.12.2015 г. на 2016 год в размере 6 204 рубля, и региональный минимум для конкретного региона. Кроме того, федеральный МРОТ с 1 июля 2016 года составит  7 500 рублей. Поэтому, скорее всего, многие регионы пересмотрят также свою минимальную зарплату. При этом, надо отметить, что индивидуальных предпринимателей, которые оплачивают страховые взносы "за себя" такие изменения не коснуться. 

Изменения в порядке продления срочных договоров с беременными сотрудницами

В конце 2015 года была дополнена статья 84.1 ТК РФ о продлении срочных договоров с беременными сотрудницами. Теперь продление трудового договора с такими работницами можно осуществить до окончания беременности, или до окончания отпуска по уходу за ребенком, если он был предоставлен. Кроме того, беременная сотрудница предоставляет справки, подтверждающие факт беременности, не чаще 1 раза в три месяца. Уволить женщину по окончанию беременности, если она продолжает трудиться, работодатель имеет право в течение недели с момента, когда он узнал об окончании беременности. Если сотрудница работала на пол ставки, то есть на условиях неполного рабочего времени, на нее распространяются все нормы законодательства.

В случае увольнения сотрудницы по окончанию беременности, с работодателя снимается ответственность за задержку трудовой книжки, если последний день работы не совпал с датой увольнения такой работницы.

Утверждены профессиональные стандарты

Постепенно в законодательство вводится понятие «профессиональный стандарт», регламентирующее уровень подготовки и квалификацию работников. В частности, 10.09.2015 г. вышел Приказ Минтруда № 626-Н об утверждении профессионального стандарта «эксперт в сфере закупок», а также еще около 200 приказов. Само понятие внесено в Трудовой Кодекс в мае прошлого года, когда был принят 122-ФЗ от 02.05.2015 г. Ранее были утверждены профессиональные стандарты для бухгалтеров. Разработанные стандарты станут обязательными при отборе кандидатов на работу для работодателей с государственным участием с 1 июля 2016 года. Для коммерческих структур  они пока носят рекомендательный характер и могут быть использованы по желанию.

С 01 июля 2016 года также вводятся правила применения профессиональных стандартов, в первую очередь они коснутся государственных и муниципальных организаций. Разъяснения по этому поводу несколько раз давал Минтруд России.

Коммерческие организации могут разработать свои собственные проф. стандарты, в которых будут учтены все требования к квалификации, уровню образования, знаниям и навыкам сотрудников. Применять профессиональный стандарт можно при отборе кандидатов, разработке систем оплаты труда, планировании обучения и повышения уровня квалификации.

Новшества в специальной оценке условий труда

В 2015 году произошли важные изменения в отношении аттестации рабочих мест. Само понятие «аттестация рабочих мест» ушло в прошлое. Теперь процедура исследования рабочих мест называется специальной оценкой условий труда. Проведение этой процедуры каждым работодателем закреплена законом от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» и ст. 22 ТК РФ. Это касается также и офисных сотрудников, их рабочие места придется исследовать наравне с производственными.

С 1 января 2016 года начала работать государственная информационная база, в которую будут передаваться данные о результатах проведенных мероприятиях в сфере спец. оценки рабочих мест. Так что проверяющим органам не составит особого труда выявить нарушителей.

С 2015 года ужесточена ответственность работодателя за не проведение специальной оценки. Штраф увеличены: для физического лица – 5 000 – 10 000 рублей, для юридического – 60 000 – 80 000 рублей (п. 3 ст. 11 Закона № 421-ФЗ). Ранее нерадивых работодателей наказывали по ст. 5.27 КоАПП, а там штрафы на порядок меньше.

Специальная оценка условий труда не проводится для работников, работающих удаленно или на дому.Работодатели, которые уже провели в 2015 году или ранее аттестацию рабочих мест, освобождаются от повторного проведения мероприятий в течение 5 лет с даты прохождения процедуры. В начале 2015 г. вступил в силу Приказ МинТруда № 976н об утверждении методики снижения класса вредности рабочего места, в соответствии с которым выдаются средства индивидуальной защиты.

Отказ в приеме на работу оформляется в определенные сроки

Согласно дополнениям, принятым законом 200-ФЗ, конкретизирован порядок предоставления работодателем объяснения о причинах отказа в заключении трудового договора. Теперь обратиться с требованием соискатель должен письменно (ранее не уточнялся порядок обращения). Регламентирован срок ответа соискателю – 7 рабочих дней на предоставление письменного ответа с указанием причин отказа.

ООО и ОАО могут не иметь своей печати

В апреле 2015 года вышел Федеральный Закон № 82-ФЗ о том, что организации форм собственности «ООО» и «ОАО» имеют право не иметь собственной печати. Однако закон не отменяет обязательность заверять записи об увольнениях в трудовых книжках круглой печатью организации согласно «Правилам ведения и хранения трудовых книжек». Исходя из этого, печать все же нужно иметь, чтобы не допустить нарушений.

Микропредприятия смогут не вести трудовые книжки

Подготовлен проект закона, согласно которому в ближайшем будущем малые предприятия, численность которых не превышает 35 человек, получат право не вести трудовые книжки на работников. Это возможно по согласованию с работниками, впервые устраивающимися на работу. Главным и единственным документом, подтверждающим трудовой стаж, для них станет трудовой договор.

Запрет на прием на работу граждан Турции

С 1 января 2016 года российским работодателям запрещено принимать на работу граждан Турции. соответствующий Указ Президент России Владимир Путин подписал  в конце декабря 2015 года. 

Однако, российским строительным компаниям, заключившим срочные контракты с турецкими инженерами или иными категориями сотрудников, разрешили сотрудничать с ними до конца срока действия трудового договора. Любые новые договора должны обязательно согласовываться со специальной правительственной комиссией, а контроль со стороны Федеральной миграционной службы и Министерства труда за такими работниками усилился.

Запрет на использование заемного труда

С 1 января 2016 года вступил  в силу закон «о запрете заёмного труда». Это существенно повлияло на деятельность организаций, которые оказывают или используют такие услуги, как: аутстаффинг - услуга по выводу работников из штата своей компании, при этом они продолжают трудиться на прежнем рабочем месте, а оформлены официально в штате сторонней компании; аренда или лизинг персонала – услуга по подбору и предоставлению временного персонала по запросу заказчика. 

«Заёмный труд», а вместе с ним аутстаффинг и лизинг персонала оказались запрещены абсолютно для всех кадровых агентств и работодателей. На смену им пришло понятие «предоставление труда работников». Которое оказалось разрешено при выполнении определенных условий.  Оказывать такую услугу разрешили только частным кадровым агентствам, которые должны иметь государственную аккредитацию. Работодатели смогут использовать чужих сотрудников при условии строгих временных ограничений, а также в строго определенных ситуациях. Можно прийти к выводу, что изменений прошло немало, немало ожидает их и дальше, в этой статье рассмотрены лишь некоторые из них, требующие особого внимания. 

Источник: www.ppt.ru

Смотрите новости также на наших официальных страницах в соцсетях: Facebook, Twitter.