Кадровый учет 2015-2016: новое и важное

Кадровый учет 2015-2016: новое и важное

Конец года – горячая пора для работников, отвечающих за ведение кадрового учета. Кроме привычных забот, связанных с окончанием периода, нужно учесть все новшества, которые были приняты в этом году и планируются в следующем. Постараемся не упустить ничего важного и встретить Новый год во всеоружии.

Законы постоянно претерпевают изменения, не является исключением и трудовое законодательство. В помощь бизнесу, разберем основные нововведения, которые напрямую касаются кадровых работников, а также всех тех, кто причастен к кадровому делопроизводству.

Новое в оформлении командировок

В самом начале 2015 г. вышел в свет документ, согласно которому в оформление командировок внесен ряд изменений. Это Постановление Правительства № 1595 от 08.01.2015 г. С точки зрения практического применения эти новшества можно описать несколькими пунктами. Итак, теперь не требуется оформление:

- служебного задания;

- командировочного удостоверения;

- отчета о выполнении служебного задания.

Как и прежде, издается приказ о направлении в командировку, в котором более подробно, чем раньше, описывается цель поездки и срок отсутствия. В журнале учета командировок теперь не заполняется графа с номером и датой командировочного удостоверения, так как сам документ оформлять необязательно. В письме РосТруда от 15.05.2015 № 1168-6-1 даны разъяснения о командировках, совершаемых на личном автотранспорте. Фактическое время нахождения в командировке в этом случае не может быть подтверждено проездными документами. Такие поездки подтверждаются служебными записками, чеками, квитанциями и путевыми листами. Чтобы вести учет командировок по новым правилам, следует обновить внутренний регламент или действующее положение о командировках. Однако следует заметить, что заполнение привычных документов «по старинке» не будет ошибкой, так что переделывать уже составленные командировочные отчеты и удостоверения не нужно.

Предоставление отпусков и график отпусков

Изменения коснулись 123 ст. ТК РФ, редакция принята 197- ФЗ 05.10.2015 г. Основные новшества заключаются в следующем:

- Отдельные категории работников получили право на использование отпуска в первую очередь, например, мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам, один из родителей ребенка-инвалида до 18 лет (242-ФЗ от 13.07.2015 г.).

- График отпусков обязателен к исполнению, в случае отклонений вносятся изменения на основании заявления работника;

- Очередность предоставления отпусков (график) утверждается за 2 недели до начала календарного года;

- Работники должны быть извещены об отпуске не позднее чем за 2 недели до его начала.

Казалось бы, нового здесь немного, однако следует отметить, что теперь известить работника можно либо путем письменного уведомления о начале отпуска, либо ознакомив его под подпись с графиком отпусков с проставлением даты подписи. Главное, что срок уведомления должен быть соблюден – не менее чем 2 недели до отпуска. Новое требование – ознакомление работников с графиком отпусков. Напомним, что выполнение графика является обязательным как для работника, так и для работодателя. Период, за который предоставляется отпуск, должен быть непрерывным, таким образом, нельзя взять отпуск за текущий год, если не использовано право на отдых за предыдущие годы. Не нужно забывать о сотрудниках, которые трудятся по трудовому договору на полставки, им также нужно запланировать отпуск не менее 28 календарных дней.

Внеочередной отпуск, независимо от срока работы у данного работодателя, положен беременным женщинам перед уходом в отпуск по беременности и родам, лицам, усыновившим детей в возрасте 1-3 месяца и работникам, не достигшим возраста 18 лет.

Как и раньше, праздничные дни не включаются в количество дней отпуска. Отпуск может быть перенесен из-за болезни работника или по производственным причинам с согласия работника.

Изменение МРОТ и региональных минимумов заработных плат

В 2015 году прошло внеочередное повышение регионального минимума заработной платы в Санкт-Петербурге. В предыдущие годы документ выходил в декабре на следующий календарный год. В 2015 г. это произошло с 15 августа 2015 г., о чем принято Постановление Правительства Санкт-Петербурга. Каким образом это касается кадровиков? В первую очередь, нужно проверить, соответствуют ли оклад в вашей организации утвержденной цифре в 11 000 рублей. Если фиксированный размер оплаты на предприятии ниже, необходимо произвести повышение окладов.

Для предприятий, находящихся в Санкт-Петербурге и Ленинградской области, в расчет принимается только оклад по штатному расписанию. Все премиальные выплаты, бонусы, материальная помощь и другие доплаты не являются обязательными с точки зрения закона, даже если выплачиваются регулярно. Поэтому оклад по должности должен быть не менее 11 000 рублей.

Если в организации есть сотрудники, работающие на пол ставки, т.е. на неполном рабочем дне, или совместители, оплата их труда должна производиться пропорционально времени работы. В трудовых договорах на полставки указывается оклад по штатному расписанию с уточнением графика работы совместителя или работающего неполный рабочий день.

Чтобы привести размер окладов в соответствие с законом, нужно утвердить новое штатное расписание и заключить дополнительные соглашения с каждым работником, которого коснулось изменение размера оплаты. Если заключен трудовой договор на неполный рабочий день образец, и размер постоянной части заработной платы в нем ниже регионального минимума, также нужно составить доп. соглашение о повышении оклада, уточнив при этом оплату по фактически отработанному времени.

Важно не путать МРОТ (минимальный размер оплаты труда), принятый в РФ Федеральным Законом 376-ФЗ от 14.12.2015 г. на 2016 год в размере 6 204 рубля, и региональный минимум для конкретного региона.

Изменения в порядке продления срочных договоров с беременными сотрудницами

Дополнена статья 84.1 ТК РФ о продлении срочных договоров с беременными сотрудницами. Теперь продление трудового договора с такими работницами можно осуществить до окончания беременности, или до окончания отпуска по уходу за ребенком, если он был предоставлен. Кроме того, беременная сотрудница предоставляет справки, подтверждающие факт беременности, не чаще 1 раза в три месяца. Уволить женщину по окончанию беременности, если она продолжает трудиться, работодатель имеет право в течение недели с момента, когда он узнал об окончании беременности. Если сотрудница работала на пол ставки, то есть на условиях неполного рабочего времени, на нее распространяются все нормы законодательства.

В случае увольнения сотрудницы по окончанию беременности, с работодателя снимается ответственность за задержку трудовой книжки, если последний день работы не совпал с датой увольнения такой работницы.

Утверждаются профессиональные стандарты

Постепенно в законодательство вводится понятие «профессиональный стандарт», регламентирующее уровень подготовки и квалификацию работников. В частности, 10.09.2015 г. вышел Приказ МинТруда № 626-Н об утверждении профессионального стандарта «эксперт в сфере закупок». Само понятие внесено в Трудовой Кодекс в мае текущего года, когда был принят 122-ФЗ от 02.05.2015 г. Ранее были утверждены профессиональные стандарты для бухгалтеров. Планировалось, что разработанные стандарты будут обязательными при отборе кандидатов на работу, но пока они носят рекомендательный характер и могут быть использованы по желанию.

С 01 июля 2016 года вводятся правила применения профессиональных стандартов, в первую очередь они коснутся государственных и муниципальных организаций.

Коммерческие организации могут разработать свои собственные проф. стандарты, в которых будут учтены все требования к квалификации, уровню образования, знаниям и навыкам сотрудников. Применять профессиональный стандарт можно при отборе кандидатов, разработке систем оплаты труда, планировании обучения и повышения уровня квалификации.

Новшества в специальной оценке условий труда

В 2015 году произошли важные изменения в отношении аттестации рабочих мест. Само понятие «аттестация рабочих мест» ушло в прошлое. Теперь процедура исследования рабочих мест называется специальной оценкой условий труда. Проведение этой процедуры каждым работодателем закреплена законом от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» и ст. 22 ТК РФ. Это касается также и офисных сотрудников, их рабочие места придется исследовать наравне с производственными.

С 1 января 2016 года начинает работать государственная информационная база, в которую будут передаваться данные о результатах проведенных мероприятиях в сфере спец. оценки рабочих мест. Так что проверяющим органам не составит особого труда выявить нарушителей.

С 2015 года ужесточена ответственность работодателя за не проведение специальной оценки. Штраф увеличены: для физического лица – 5 000 – 10 000 рублей, для юридического – 60 000 – 80 000 рублей (п. 3 ст. 11 Закона № 421-ФЗ). Ранее нерадивых работодателей наказывали по ст. 5.27 КоАПП, а там штрафы на порядок меньше.

Специальная оценка условий труда не проводится для работников, работающих удаленно или на дому. Работодатели, которые уже провели в 2015 году или ранее аттестацию рабочих мест, освобождаются от повторного проведения мероприятий в течение 5 лет с даты прохождения процедуры. В начале 2015 г. вступил в силу Приказ МинТруда № 976н об утверждении методики снижения класса вредности рабочего места, в соответствии с которым выдаются средства индивидуальной защиты.

Отказ в приеме на работу оформляется в определенные сроки

Согласно дополнениям, принятым законом 200-ФЗ, конкретизирован порядок предоставления работодателем объяснения о причинах отказа в заключении трудового договора. Теперь обратиться с требованием соискатель должен письменно (ранее не уточнялся порядок обращения). Регламентирован срок ответа соискателю – 7 рабочих дней на предоставление письменного ответа с указанием причин отказа.

ООО и ОАО могут не иметь своей печати

В апреле 2015 года вышел Федеральный Закон № 82-ФЗ о том, что организации форм собственности «ООО» и «ОАО» имеют право не иметь собственной печати. Однако закон не отменяет обязательность заверять записи об увольнениях в трудовых книжках круглой печатью организации согласно «Правилам ведения и хранения трудовых книжек». Исходя из этого, печать все же нужно иметь, чтобы не допустить нарушений.

Микропредприятия смогут не вести трудовые книжки

Подготовлен проект закона, согласно которому в ближайшем будущем малые предприятия, численность которых не превышает 35 человек, получат право не вести трудовые книжки на работников. Это возможно по согласованию с работниками, впервые устраивающимися на работу. Главным и единственным документом, подтверждающим трудовой стаж, для них станет трудовой договор. Можно прийти к выводу, что изменений прошло немало, немало ожидает нас и в наступающем 2016 году, и в этой статье рассмотрены лишь некоторые из них, требующие особого внимания.

Источник: www.ppt.ru