|
Отдел кадров может заверять документы, право заверения которых предусмотрено локальным нормативным актом организации. Как правило, отдел кадров заверяет документы, связанные с трудовой деятельностью работников, оригиналы которых находятся в организации. Отдельные полномочия по заверению могут быть предусмотрены доверенностью. |
Заверенная копия документа - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 разд. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "Подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год"), и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп (п. 5.26 разд. 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст).
За исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения, верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица (к примеру, начальника отдела кадров или специалиста по кадровой работе) и печатью организации (при ее наличии). На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной организации (п. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X, п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").
Полномочия отдела кадров, равно как и отдельных работников отдела кадров, на право заверения копий документов должны быть закреплены в локальном нормативном акте организации, например в соответствующем приказе руководителя.
Отдел кадров самостоятельно может заверять все документы, издаваемые в отделе, в силу предоставленных полномочий руководителем организации. Как правило, отдел кадров либо работники кадровой службы уполномочиваются заверять копии документов, связанных с трудовой деятельностью работников, оригиналы которых хранятся в организации, например копии трудовых договоров, трудовых книжек, приказов и др.
Так, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).
В более широком случае для получения права заверения копий других документов организации работникам отдела кадров потребуется доверенность (ст. 185 ГК РФ).
Доверенность должна содержать (ст. 185, п. 4 ст. 185.1, п. 1 ст. 186 ГК РФ, п. 6.2 Методических рекомендаций по удостоверению доверенностей, утв. Решением Правления ФНП от 18.07.2016, протокол N 07/16 (Письмо ФНП от 22.07.2016 N 2668/03-16-3)):
1) наименование документа;
2) указание на место ее совершения (город (село, поселок, район), край, область, республика, автономная область, автономный округ полностью), а в случае удостоверения доверенности вне помещения нотариальной конторы - также адрес удостоверения;
3) дату ее совершения (число, месяц и год совершения доверенности указываются прописью);
4) сведения о представляемом и представителе: в отношении физического лица должны быть указаны фамилия, имя и (при наличии) отчество полностью, место жительства (при наличии); в отношении юридического лица - полное наименование, адрес, место нахождения и (при наличии) регистрационный номер;
5) полномочия представителя;
6) подпись представляемого или представителя юридического лица.
В доверенности целесообразно отразить срок ее действия. Если этого не сделать, то она будет действовать в течение года со дня ее совершения (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
Информация предоставлена справочно-правовой системой "КонсультантПлюс".
