Как оформить резолюцию руководителя на документе?

Резолюция - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа (п. 5.28 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст, п. 4.28 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, разработанных ВНИИДАД (далее - Методические рекомендации)).

Положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяются на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и другое, в том числе включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (разд. 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Требования к проставлению резолюции

Требования к проставлению резолюции указаны в п. 5.28 ГОСТ Р 7.0.97-2016 и п. 4.28 Методических рекомендаций, однако они носят рекомендательный характер (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации", Предисловие к ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. 1.5 Методических рекомендаций).

Законодательство РФ не содержит требований по обязательному применению резолюции на документах, так же как и по применению ее определенной формы.

Если организация решит применять требования, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методическими рекомендациями, ей следует указать это в своем ЛНА. В таком случае они станут для нее обязательными. Однако организация вправе установить свои собственные требования к резолюции и закрепить их в ЛНА (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Также организация вправе установить в ЛНА перечень внутренних документов, на которых необходимо проставление резолюции как распорядительного реквизита (ч. 1 ст. 8 ТК РФ). Как правило, это документация по организационно-распорядительной деятельности (в частности, приказы, распоряжения, положения), кадровая документация, включая заявления работников об увольнении. То есть это те документы, которые могут потребовать дополнительного согласования руководителем.

Далее рассмотрим порядок оформления резолюции руководителя на документе, если организация применяет ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методические рекомендации.

Порядок оформления резолюции

При оформлении резолюции руководителю необходимо учесть, что резолюция должна содержать и где должна быть поставлена.

По общему правилу резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции (п. 5.28 ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. 4.28 Методических рекомендаций).

Срок исполнения поручения не указывается, если он назван в тексте документа и руководитель не считает необходимым изменить его (п. 4.28 Методических рекомендаций).

Если исполнителей несколько, фамилия ответственного исполнителя указывается первой или подчеркивается (п. 4.28 Методических рекомендаций).

Если указания по исполнению содержатся в тексте документа, резолюция содержит только указание на исполнителя, подпись лица, вынесшего резолюцию (руководителя) и дату резолюции (п. 4.28 Методических рекомендаций).

Резолюция размещается на свободном месте рабочего поля документа (часто - в верхнем углу между адресатом и текстом), на бланке резолюции либо вносится непосредственно в систему ЭДО (п. 5.28 ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. 4.28 Методических рекомендаций).

В организации для резолюции может быть предусмотрен специальный бланк формата A5 или A6, тогда резолюцию надо ставить на нем. В нее могут включаться сведения о должности ее автора. Такая резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело (п. 4.28 Методических рекомендаций).

Если вы оформляете резолюцию в СЭД, она также должна соответствовать вышеуказанным требованиям. Такая резолюция для документа на бумажном носителе со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с ним (п. 4.28 Методических рекомендаций).

Рекомендации по отдельным элементам резолюции

Далее приведем рекомендации по заполнению отдельных элементов резолюции.

Поручение по документу

Как правило, состоит из одного предложения. Обязательно должно быть конкретным и понятным для исполнителя, без расплывчатых формулировок, допускающих неоднозначное толкование. Содержание резолюций по наиболее типичным, повторяющимся вопросам может быть формализовано и сведено к нескольким возможным типовым вариантам.

Исполнители

В качестве исполнителей определяются должностные лица, в трудовые функции (обязанности) которых входит подготовка решений (предложений) по поставленным в документе вопросам (ч. 1 ст. 15, абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Руководитель адресует резолюцию тем должностным лицам, деятельностью которых он руководит в соответствии с организационной структурой, распределением обязанностей и должностными инструкциями работников. При этом используется принцип иерархии: от верхнего уровня управления к нижнему. При наличии ответственного исполнителя остальные должностные лица, указанные в резолюции (соисполнители), выполняют поручение в рамках своих зон ответственности и предоставляют информацию ответственному исполнителю.

Срок исполнения (при необходимости)

Исходя из содержания документа нужно установить конкретный срок (дату) исполнения поручения, если у организации не утвержден список для определенных категорий документов с типовыми сроками исполнения. Некорректны, по нашему мнению, формулировки: "Срочно", "Весьма срочно", "Незамедлительно", "Оперативно", а также указание срока "две недели", "один месяц", которые затрудняют контроль исполнения.

Е.В. Орлова

Начальник отдела аудита

ООО "ПАРТИ"

Источник: КонсультантПлюс