Вопрос:
Организация направляет работника в командировку. Возможно ли выдать ему наличные деньги, если командировочными расходами являются только суточные (авиабилеты и проживание организация оплатила самостоятельно), без заявления?
Ответ:
Если командировочными расходами являются только суточные, работнику не надо писать заявление об их получении.
Обоснование:
Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ.
Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд, наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных) (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749)).
Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. п. 11, 18 Положения N 749).
Расчет суммы производится исходя из предполагаемого срока командировки и установленного коллективным договором или локальным нормативным актом размера суточных (ст. 168 ТК РФ).
Порядок выдачи работникам денежных средств установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У). Для выдачи наличных денег расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению работника только в том случае, если деньги выдаются под отчет (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У). Иными словами, за деньги, полученные в соответствии со своим заявлением, работник должен отчитаться.
При этом законодательством не установлена обязанность работника отчитаться о сумме расходов, которые он произвел в связи с проживанием вне места постоянного жительства. То есть ему не надо представлять чеки и квитанции, подтверждающие расходование суточных. Таким образом, писать заявление о выдаче наличных денег не надо, если, кроме суточных, иных расходов, связанных с командировкой, у работника нет.
Чтобы обосновать расходы на выплату суточных, нужно подтвердить срок пребывания работника в командировке. Фактический срок пребывания в командировке определяется по проездным документам (п. 7 Положения N 749).
