Как сохранить эффективность работы в отделе в сезон отпусков?

Как сохранить эффективность работы в отделе в сезон отпусков?

Вот и настал сезон отпусков. Многие сотрудники отправляются на отдых, временно оставив свои рабочие обязанности. В этот период руководитель должен решить, кому и как передать дела отпускника. Мы спросили у менеджеров компаний, как они сохраняют эффективность работы в отделе летом.

Наталья Свидунович, исполнительный директор iMARS Communications:

В XXI веке клиент привыкает к коммуникации 24/7. Даже в разгар отпусков он ждёт, что его проблему оперативно решат. Задача успешной компании – грамотно распределить работу в отделе, когда несколько сотрудников находятся в очередном отпуске.

Как же решить этот вопрос? Очень просто: решение кроется во взаимозаменяемости членов команды и полном погружении в проект. Мы тестировали несколько схем, чтобы найти идеальный вариант, когда клиент получает желаемый результат, а команда при «выпадении» одного или нескольких сотрудников остается на плаву.

У каждого клиента есть персональный account-менеджер и дублирующий менеджер, который обладает компетенциями для решения поступающих задач и находится в постоянном доступе. Мы заранее уведомляем клиента о временной смене менеджеров, чтобы не создавать дискомфорта. Основной менеджер передаёт статус по проекту, обязательно указывая все контакты подрядчиков и статус договорённостей. Улетев отдыхать, человек всегда остаётся на связи, однако мы стараемся уважительно относиться к смене обстановки сотрудника и максимально его не беспокоить.

Одно время тестировали работу, когда за клиентом был закреплён только один менеджер, но при этом доступ к общим папкам с информацией по проектам был у всех членов команды. Тем не менее возникали сложности. Кто-то из подрядчиков мог забыть нажать кнопку «ответить всем» либо писал в мессенджеры основному менеджеру, что вызывало ряд проблем и задержки с ответом клиенту.

На поиск и выстраивание бесперебойной работы команды было потрачено достаточное количество времени. Так как задачи у пиарщиков часто бывают самыми смелыми, креативными и весьма необычными, в нашей команде каждый сотрудник работает и райтером, и копирайтером, и бухгалтером, и даже иногда ведущим.

В данный момент у нас за каждым закреплён отдельный клиент и дублирующий менеджер, также во всех переписках стоит в копии руководитель проекта, чтобы уж точно ничего не упустить.

Отдыхать важно и нужно, иначе возникает риск допущения ошибки в работе, что абсолютно неприемлемо со стороны исполнителя. Воодушевлённый сотрудник всегда заряжён новыми креативными идеями и рвётся в работу, что не может не радовать не только руководителя, но и клиента.

Елена Шадрина, генеральный менеджер Клуба World Gym:

Каждый руководитель рано или поздно задаётся вопросами: «Как справедливо распределить работу сотрудника, который уходит в отпуск?», «Как поддерживать эффективность в сезон отпусков?», «Как мотивировать сотрудников работать за коллег?».

Мне кажется, что начать нужно с планирования отпусков на следующий год. В Клубе World Gym мы придерживаемся следующих правил.

1. Отпуска большинства сотрудников не должны совпадать с пиками активных продаж и использования услуг в нашей отрасли.

2. Предлагаем разбить отпуск на 2 части (по 14 дней каждая).

3. В небольших подразделениях не могут пойти одновременно в отпуск специалисты, работающие на одинаковых должностях (или не более двух сотрудников для более крупных подразделений).

4. Не должны уходить в отпуск одновременно руководители подразделений, которые даже частично взаимозаменяемы.

5. Нельзя работать годами не отдыхая. Мы отправляем сотрудника «отгулять» отпуск своевременно, несмотря на желание некоторых трудиться без передышки.

Естественно,  данные правила носят рекомендательный характер, и работники должны знать, что компания работает согласно ТК РФ.

Чтобы избежать недовольства во время распределения отпусков, мы уже на этапе приёма знакомим кандидатов с особенностями нашей «отпускной» политики, подробно разъясняя причины и выгоды для самого сотрудника.

Также во время планирования предлагаем сотрудникам подразделения согласовать отпускные периоды между собой, учитывая личные предпочтения и смену преференций (в спорных ситуациях приоритет отдаётся сотруднику с большим стажем или сотруднику, который ещё не отдыхал в то время в прошлом году).

В профессиональном коллективе со здоровой атмосферой практически не возникает разногласий по этому поводу. Важно помнить ещё и про нематериальную мотивацию.

Итак, когда с графиком определились и, конечно, ознакомили с ним всех сотрудников, можно приступать к следующей задаче – распределению обязанностей. Временных сотрудников на период отпусков мы не берём. Стараемся справляться своими силами. Обязанности линейного сотрудника распределяем между работниками этого подразделения. У линейных сотрудников со схожим функционалом в должностной инструкции прописано, что в его обязанности входит выполнять работу коллеги в период временного отсутствия. В этом случае доплата не предусмотрена, т.к. это условие прописано в трудовом договоре.

Помимо этого, нужно поговорить с сотрудником, донести до него, что такая преемственность выгодна и ему, ведь и его обязанности должен будет кто-то выполнять во время отпуска.

В случае, когда в отпуск идёт сотрудник, чей функционал с другими не пересекается, – оформляем совмещение, расширение зоны обслуживания или увеличение объёма работы с его письменного согласия. Важно помимо материальной мотивации помнить ещё и про нематериальную мотивацию. Она в этом случае сугубо индивидуальна – всё зависит от возможностей компании и предпочтений сотрудника.

Передачу дел начинаем за 2 недели до отпуска следующим образом:

1. Разделяем задачи на те, которые можно отложить до окончания отпуска, и те, которые требуют решения во время отсутствия сотрудника.

2. Составляем список актуальных задач (если в компании внедрена CRM, то добавляем замещающего сотрудника в соисполнители – он сможет ознакомиться не только с целью и дедлайном, но и видеть прикреплённые документы, контакты контрагентов и коллег, работающих над этой же задачей).

3. Описываем возможные форс-мажорные ситуации и способы их решения.

4. На собрании подразделения чётко проговариваем задачи каждого, для того чтобы сотрудники были ознакомлены не только со своими временными обязанностями, но и понимали, кто из коллег за что отвечает.

5. Для экстренного случая определяем с сотрудником, собирающимся в отпуск, возможные временные окна для связи с ним.

Источник: www.4dk.ru