С чего начать переход на электронный документооборот?

С чего начать переход на электронный документооборот?

Внедрение электронного документооборота (ЭДО) становится обязательным для ряда организаций в РФ. Моя компания, хоть и не относится к таким, не стала ждать, и перешла на систему автоматизации бизнеса добровольно, поскольку в этом есть свои плюсы. В этой статье я расскажу о подробностях перехода с пошаговым процессом, и рассмотрю существующие варианты для подключения ЭДО.

Что такое электронный документооборот

В любом бизнесе есть документооборот. Это движение квитанций, бланков, накладных, ведомостей, первичной документации и т. д. Составленные на бумаге договора нужно подписывать в нескольких экземплярах и хранить. Когда потребуется информация по прошлым контрактам, документацию поднимают из архива.

Система электронного документооборота ― это альтернативный способ составления, обработки и хранения документации в цифровом виде с передачей по защищенным каналам. В основном используется формат xml, утвержденный ФНС России. Файлы подписываются цифровой подписью и имеют юридическую силу, как и бумажные варианты.

В какой-то мере каждый бизнес использует компьютерные программы для составления договоров. Но затем их распечатывают для подписи и отправляют обычной почтой. В другой ситуации подписанный документ сканируют (или фотографируют) и отправляют по E-mail, т.е. бумажная составляющая продолжает присутствовать.

Система электронного документооборота реализована в виде софта. Перед пользователем окно программы для работы. В нем есть встроенный функционал, чтобы создавать документы разного типа, подписывать, задавать маршруты рассылки. Другие пользователи могут мгновенно получать их, участвовать в согласовании, подписывать или возвращать на доработку. Через окно программы видно, у кого в обработке находится файл в настоящее время.

Сами документы можно классифицировать по папкам:

• договора (на поставку продукции, оказание услуг);
• заявки (на различные преобразования, пропуска, закупки для предприятия);
• учредительные документы (устав, инструкции);
• кадровые (приказы об увольнении, взятии на работу, отпуске);
• бухгалтерские (ведомости на зарплату, премии, отчеты);
• технические (детальный план производственных процессов, ТУ и пр.).

Преимущества и недостатки электронного документооборота

Система электронного документооборота позволяет обмениваться документацией в формате 24/7 каждый день в году. Работать можно за компьютером или смартфоном прямо в браузере. В облачной версии даже ничего не придется устанавливать, а просто создаются логин и пароль для входа в систему.

Среди других преимуществ:

• Скорость. Получатели видят документацию сразу после отправки.
• Экономия средств. Не нужно закупать бумагу, тонеры для принтера, тратиться на услуги почты и курьеров.
• Безопасность. Электронный архив не сгорит, его не затопит водой, не повредят грызуны. Документы не потеряются, коммерческая тайна останется в секрете. Передача данных происходит по защищенным каналам.
• Контроль. Пользователям легче следить за обработкой документации, видеть процесс в реальном времени, устанавливать, кто тормозит работу. Система автоматизации составит отчет за любой период.
• Удобство. Панель управления очень простая. Чтобы найти файл в архиве, достаточно задать критерии поиска по дате создания, теме, автору или другим параметрам.

Способы реализации ЭДО

Существует несколько способов перехода на электронный документооборот. Первый ― получить квалифицированную электронную подпись. Тогда можно будет всегда определить отправителя. После этого файлы составляются и подписываются на ПК, а затем пересылаются по E-mail, или через облачное хранилище. Но это не очень удобно, поскольку не известно, прочитал ли получатель документ. В случае согласования и внесения правок придется пересылать файл туда-сюда несколько раз.

Я считаю более удобный вариант ― это система автоматизации бизнеса со встроенным документооборотом через оператора ЭДО. Он предоставляет софт, в котором можно создавать и обрабатывать документы, мгновенно массово рассылать, согласовывать, видеть изменения в реальном времени. Обмен происходит по защищенным каналам, а не через обычную почту.

По реализации ЭДО может быть внешним и внутренним. Внешний в РФ еще не сильно развит, поскольку есть ряд технических трудностей и несогласованных вопросов. А вот внутренний позволяет полностью упорядочить движение документов внутри предприятия, избавить от волокиты, потерь, порчи.

С чего начать переход на ЭДО

Расскажу, с чего начать переход на систему внутреннего электронного документооборота, чтобы не допустить распространенных ошибок.

1 шаг ― Определение схемы документооборота

Советую записать на бумаге схему обмена документами внутри вашей организации. Пройдитесь по каждой группе документов (кадровые, учредительные, бухгалтерские и пр.). Благодаря этому вы увидите количество задействованных человек и составите маршруты согласования (кто должен видеть каждый документ, подписать, сохранить).

2 шаг ― Внесение изменений в учетную политику

По моему опыту, при переходе на систему автоматизации бизнеса с внедрением ЭДО в предприятие, всегда будет болезненный период. Сотрудникам будет непривычно использовать новый софт. Поэтому пропишите обязательность применения СЭД в вашей компании. Иначе вложение окажется неоправданным, если система не будет отражать реальное положение дел. Возможно, стоит предусмотреть штрафы или другие наказания за несоблюдение устава, чтобы мотивировать нерадивых сотрудников, плохо настроенных в отношении ЭДО.

3 шаг ― Оформление квалифицированной подписи

Для внутренней системы электронного документооборота вполне достаточно незащищенной простой подписи в виде логина и пароля. Войдя под ними в систему, к отправленным или обработанным документам будет автоматически привязываться ваша фамилия. Для руководителя может потребоваться квалифицированная подпись (КЭП), которая подтверждается не только введенным паролем, но и прикрепленным файлом с внешнего носителя. Это защитит от несанкционированной отдачи важных приказов.

4 шаг ― Выбор оператора ЭДО

Сегодня услуги автоматизации бизнеса с системой ЭДО предлагают разные компании. Среди них: БОСС-Референт, Директум, СЭД Дело, A2Б, Тезис, DOCUMENTUM, МОТИВ, LanDocs. 

При выборе оператора мы учитывали возможности кастомизации программы, чтобы при необходимости добавить новые возможности. Окно приложения очень простое, наши сотрудники легко освоились. Работать можно как за компьютером в офисе, так и из дому, и даже на ходу через смартфон.

Оператор быстро помог установить софт без растягивания процесса на месяцы. Сразу настроили маршруты, провели пробное составление документов и отправку, все просто. 

5 шаг - Назначение ответственного за СЭД

Рекомендую назначить ответственного на предприятии за переход на СЭД, чтобы за каждым этапом следил уполномоченный сотрудник. Тогда вы сможете заниматься другими вопросами, а все связанные с этим процессы не будут пущены на самотек.

Итак, насколько гладко пройдет переход на ЭДО зависит от выбранного оператора, удобства и возможностей его программы.

Источник: vc.ru