Как оформить выплату материальной помощи работнику?

Материальная помощь - социально-экономическая услуга, состоящая в предоставлении денежных средств, продуктов питания, средств санитарии и гигиены, средств ухода за детьми, одежды, обуви и других предметов первой необходимости, топлива, а также специальных транспортных средств, технических средств реабилитации инвалидов и лиц, нуждающихся в постороннем уходе (п. 2.2.2.1 разд. 2.2 ГОСТ Р 52495-2005 "Национальный стандарт Российской Федерации. Социальное обслуживание населения. Термины и определения", утв. Приказом Ростехрегулирования от 30.12.2005 N 532-ст).

ТК РФ виды, порядок и случаи выплаты материальной помощи работникам не определены.

Вместе с тем конкретные случаи, размеры, порядок, сроки и условия выплаты материальной помощи могут быть установлены коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (далее - ЛНА) работодателя, трудовым договором (ст. 8, абз. 3, 7 ч. 1 ст. 22, ч. 3 ст. 41, ч. 2 ст. 46, ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

Оформление выплаты материальной помощи работнику

Материальная помощь выплачивается работникам ввиду наступления в их жизни определенных событий.

Для того чтобы работодатель узнал о событии, являющемся основанием для выплаты работнику материальной помощи, работнику необходимо уведомить работодателя об этом.

Как правило, соответствующее уведомление работодателя производится путем подачи работником соответствующего заявления.

Требования к такому заявлению нормативно не определены, вследствие чего форма заявления может быть установлена работодателем самостоятельно.

При определении формы заявления в ней рекомендуется определить следующую информацию, обязательную для указания работником, в частности:

• Ф.И.О. работника;
• должность работника и структурное подразделение, в котором он работает (при наличии);
• саму просьбу о предоставлении материальной помощи с указанием обстоятельств для ее получения;
• вид материальной помощи, в которой нуждается работник и способ ее получения;
• дату подачи заявления и подпись работника (если заявление представляется в бумажной форме).

По общему правилу заявление оформляется на имя работодателя. При этом в зависимости от установленного порядка работнику необязательно направлять данное заявление именно работодателю, оно может быть направлено также непосредственному руководителю, либо в отдел кадров или в бухгалтерию организации.

Для получения материальной выплаты работнику необходимо вместе с заявлением представить документы, подтверждающие наличие оснований для получения работником материальной помощи, например:

• свидетельство о рождении ребенка (при выплате материальной помощи в связи с рождением ребенка);
• свидетельство о смерти либо судебное решение о признании члена семьи умершим (при выплате материальной помощи по причине смерти близкого родственника);
• свидетельство о заключении брака (при выплате материальной помощи в связи с бракосочетанием);
• заключение врача и (или) врачебной комиссии, договоры с медицинскими организациями, кассовые чеки, а также иные документы, подтверждающие факт наличия заболевания (если материальная помощь предоставляется на лечение);
• справку из полиции или МЧС (если материальная помощь предоставляется в связи с чрезвычайными происшествиями).

Решение о выплате работнику материальной помощи принимается работодателем и оформляется соответствующим приказом (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Форма приказа определяется работодателем самостоятельно. При этом в приказе рекомендуем указать, в частности:

• Ф.И.О. работника, которому выплачивается материальная помощь;
• должность работника и структурное подразделение, в котором он работает (при наличии);
• основание, в связи с которым выплачивается материальная помощь;
• вид и размер предоставляемой материальной помощи;
• документальное подтверждение наличия оснований для предоставления материальной помощи;
• срок и способ получения материальной помощи (например, через кассу организации или перечисление денежных средств на банковскую карту работника);
• указание бухгалтерии о выплате работнику материальной помощи.

Всех упомянутых в приказе лиц необходимо ознакомить с данным приказом в установленном порядке (ч. 2 ст. 22, ч. 2 ст. 22.1, ст. 22.3, ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ).

Оформление выплаты материальной помощи генеральному директору

Руководитель организации - физическое лицо, которое в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами осуществляет руководство этой организацией, в том числе выполняет функции ее единоличного исполнительного органа (ч. 1 ст. 273 ТК РФ).

Права и обязанности руководителя организации в области трудовых отношений определяются ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами организации, локальными нормативными актами, трудовым договором (ст. 274 ТК РФ).

Следовательно, лицо, занимающее должность руководителя организации, является работником данной организации (п. 2 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 02.06.2015 N 21).

Таким образом, если в организации предусмотрена возможность получения материальной помощи работниками, в частности коллективным договором или соглашением, то генеральный директор также имеет право на ее получение.

Для этого генеральному директору следует обратиться с соответствующим заявлением и подтверждающими документами к органу (лицу) общества, уполномоченному на основании устава принимать решение о выплате генеральному директору материальной помощи.

Согласие органа (лица), уполномоченного принимать решение о выплате генеральному директору материальной помощи, на выплату материальной помощи генеральному директору организации оформляется в виде соответствующего решения (п. 2 ст. 8, п. 2 ст. 12, п. 2, пп. 11 п. 2.1 ст. 32, пп. 13 п. 2 ст. 33, п. 8 ст. 37 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон N 14-ФЗ), п. 3 ст. 11, п. 2 ст. 31, п. п. 3, 4 ст. 48, ст. 49, пп. 18 п. 1 ст. 65, п. 3 ст. 68 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон N 208-ФЗ)).

На основании принятого решения генеральный директор вправе издать приказ о выплате себе материальной помощи (вывод косвенно подтверждается Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 26.11.2013 по делу N А13-14986/2012).

Если уставом общества выплата материальной помощи генеральному директору не предусмотрена, то полагаем, что она может быть выплачена на основании самостоятельно изданного им приказа и при наличии согласия совета директоров (наблюдательного совета) общества или общего собрания (пп. 4 п. 3 ст. 40 Закона N 14-ФЗ, п. 2 ст. 69 Закона N 208-ФЗ).

В противном случае существует риск того, что общество может потребовать от генерального директора полного возмещения причиненного ему ущерба, а также уволить его за принятие необоснованного решения, повлекшего за собой ущерб имуществу организации (п. 9 ч. 1 ст. 81, ст. 277 ТК РФ, ст. 44 Закона N 14-ФЗ, ст. 71 Закона N 208-ФЗ).

Данный вывод косвенно подтверждается судебной практикой (Постановление ФАС Уральского округа от 21.05.2012 N Ф09-2882/12).

Отметим, что из судебной практики также косвенно следует, что генеральный директор не обязан получать согласие на самостоятельное принятие решения о выплате себе материальной помощи, если согласно уставу общества он вправе самостоятельно назначать себе материальную помощь (абз. 2 п. 1 ст. 53 ГК РФ, пп. 4 п. 3 ст. 40 Закона N 14-ФЗ, п. 2 ст. 69 Закона N 208-ФЗ, Постановление ФАС Московского округа от 22.11.2012 по делу N А40-134527/11-137-566).

В таком случае полагаем, что генеральному директору достаточно издать приказ о выплате себе материальной помощи.

Основанием для издания соответствующего приказа будут положение устава общества о выплате материальной помощи, а также документы, подтверждающие основания для получения материальной помощи.

Оформление выплаты материальной помощи генеральному директору - единственному учредителю общества

В обществе, состоящем из одного участника, решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания участников общества, принимаются единственным участником общества единолично, оформляются письменно и в случаях, предусмотренных Законом N 14-ФЗ, должны быть подтверждены путем нотариального удостоверения (ст. 39 Закона N 14-ФЗ).

Соответственно, если уставом общества к компетенции общего собрания участников общества отнесено принятие решения о выплате генеральному директору материальной помощи и генеральный директор является единственным учредителем общества, он вправе сам назначить себе выплату материальной помощи путем принятия и оформления соответствующего решения (пп. 13 п. 2 ст. 33 Закона N 14-ФЗ).

Если принятие решения о выплате материальной помощи генеральному директору не предусмотрено уставом общества, то принятие такого решения принимается единственным учредителем в качестве генерального директора - единственного учредителя общества и оформляется соответствующим приказом (пп. 4 п. 3 ст. 40 Закона N 14-ФЗ).

Источник: КонсультантПлюс