Как правильно хранить копии документов работников, содержащих их персональные данные?

Как правильно хранить копии документов работников, содержащих их персональные данные?

От того, насколько правильно осуществляется обработка персональных данных, зависит вероятность привлечения работодателя к административной ответственности, а учитывая ужесточение санкций с 01.07.2017, Роскомнадзор будет уже применять новые размеры штрафов в соотвествии со статьей 13.11 КоАП РФ.

Говорить о том, как правильно осуществлять обработку персональных данных можно бесконечно, так как тонкостей в этом вопросе превеликое множество, поэтому остановимся на том, можно ли осуществлять обработку персональных данных работников, находящихся в копиях документов, хранящихся в личных делах работников?

Большинство организаций в личных делах или личных папках своих работников хранят копии паспортов, свидетельств о рождении, регистрации брака, документов, подтверждающих образование, копии ИНН и т.д. Очень часто такой порядок хранения признается незаконным не столько с точки зрения нарушений требований архивного законодательства, сколько с точки зрения нарушения требований по персональным данным. При проведении проверок очень часто хранение копий страниц паспорта признается незаконной обработкой персональных данных в них содержащихся.

В соответствии с частью 5 статьи 5 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных», содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. В действующем законодательстве Российской Федерации объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов. При этом основным документом является Трудовой кодекс Российской Федерации.

Согласно статье 86 Трудового кодекса РФ, в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования: при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

Статья 65 Трудового кодекса РФ не определяет перечень персональных данных, которые должны храниться и обрабатываться работодателем в процессе трудовой деятельности работника, определен только перечень документов, которые работник предъявляет при заключении трудового договора. К ним относятся: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел; при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

В статье 65 Трудового кодекса РФ указано, что запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

Трудовой Кодекс Российской Федерации предусматривает, какие документы должны быть у работодателя. В частности, к ним относятся: трудовой договор (статья 57 ТК РФ). Согласно ТК РФ, в трудовом договоре указываются следующие персональные данные работника: фамилия, имя, отчество работника; сведения о документах, удостоверяющих личность работника; трудовая книжка (статья 66 ТК РФ); приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу (статья 68 ТК РФ) и т.д.

Для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Само хранение копий страниц паспорта по сути является превышением объема обрабатываемых персональных данных работников.

Статья 5 п. 6 Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» устанавливает требование, что при обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных и работодатель должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных, неточных данных.

Использование копий страниц паспорта не может обеспечить точность и актуальность персональных данных. Только сам паспорт является источником достоверной информации. В то же время, если у работодателя есть согласие от работника на обработку его персональных данных, содержащихся в копиях его документов, и прописан порядок использования и хранения этих персональных данных, нарушением это являться не будет.

Таким образом, для соответствия требованиям законодательства и осуществления хранения нужных работодателю документов, содержащих персональных данные работников, необходимо сначала получить правильное согласие на обработку персональных данных от самих работников, тем более что с 01.07.2017 новая административная ответственность напрямую касается содержания форм согласия на обработку персональных данных.

Источник: http://profkadrovik.ru