«Персональная» жизнь бухгалтера

«Персональная» жизнь бухгалтера

Работа с документами по персоналу порой бывает совсем непростой. Графики отпусков, должностные инструкции, расчетные листки — назойливые мелочи или важные бумаги, без которых не обойтись?

Подобные вопросы есть у многих ваших коллег. Мы даем ответы на них, чтобы вы могли правильно оформить все кадровые документы и в то же время у вас не возникало лишней работы.

Должностная инструкция спасает трудовой договор от лишнего объема

Обязательно ли нужно делать должностные инструкции?

- Обязанность работодателя составлять должностные инструкции законодательством не установлена, поэтому нет и ответственности за отсутствие должностных инструкций у работодателя.

Если инструкция у вас не утверждена, весь функционал сотрудника придется расписывать в трудовом договоре. 

Обычно это бывает довольно внушительный перечень, который отягощает договор. При этом даже уточнение обязанностей придется согласовывать с работником и оформлять дополнительным соглашением к трудовому договору. Даже если вы не расширяете функционал бухгалтера, а лишь уточняете, как он должен вести кадровый учет, изначально предусмотренный в его обязанностях.

Поэтому мы советуем все же разрабатывать и утверждать у себя должностные инструкции, а в трудовом договоре указывать наименование должности, основные обязанности и давать отсылку к инструкции: «...и иные обязанности согласно должностной инструкции по должности ____».

К тому же всегда желательно иметь отдельную бумагу с четким перечнем требований к знаниям, навыкам и уровню образования претендентов на должность, чтобы в случае спора с соискателем вы могли аргументировать свой отказ в устройстве к вам на работу неподходящего кандидата.

Вырос МРОТ — изменяем штатное расписание

Одна наша сотрудница весной ушла в отпуск по уходу за ребенком. На тот момент, когда она уходила в отпуск, ее оклад в штатном расписании соответствовал МРОТ. Но МРОТ вырос. Нужно ли сейчас увеличить ее оклад в штатном расписании или это можно сделать перед ее выходом на работу?

- Оклад в штатном расписании нужно увеличить с даты, с которой вырос МРОТ, если зарплата сотрудницы состоит из одного оклада.

Например, можно издать приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции с формулировкой: «В связи с увеличением с 1 июля 2016 г. минимального размера оплаты труда до 7500 руб. (ст. 1 Закона от 02.06.2016 № 164-ФЗ) утвердить штатное расписание в новой редакции с 1 июля 2016 года...». А в новой редакции увеличить оклад до МРОТ.

Не забудьте также оформить с декретницей дополнительное соглашение к ее трудовому договору с указанием в нем нового размера оклада. Допустим, можно попросить ее приехать в офис для оформления соглашения или отправить ей документ по почте, чтобы она подписала два экземпляра, оставила один себе, а другой выслала вам.

Если зарплата сотрудницы формируется из оклада и доплат, надбавок, премий, которые в сумме выходят не ниже МРОТ, то изменять сумму оклада при увеличении «минималки» не нужно (ст. 129 ТК РФ).

Незаработанный отпуск возможен по согласованию с руководством

Недавно пришедший работник просится в отпуск уже через 4 месяца работы. Говорит, что заранее оплатил путевку. Обязан ли работодатель отпустить его? Если да, то как правильно оформить отпуск авансом?

- Обязан, только если это работник из «особой» категории, то есть которому законодательством разрешено брать отпуск:

1. <или> до возникновения права на отпуск (например, работник, которому нет 18 лет или который усыновил ребенка в возрасте до 3 месяцев) (ст. 122 ТК РФ);

2. <или> в любое удобное для него время. Например, женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет, совместители (одновременно с ежегодным отпуском по основному месту работы), супруги военнослужащих (одновременно с отпуском супругов) (статьи 123, 286 ТК РФ; подп. «б» п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.81 № 235; п. 11 ст. 11 Закона от 27.05.98 № 76-ФЗ).

Любых иных работников вы не обязаны отпускать ранее истечения 6 месяцев с начала работы у вас (ст. 122 ТК РФ). Но если руководитель не возражает, чтобы новичок отдохнул, то оформить отпуск нового работника нужно так:

- <если> вы не включили его в график отпусков, то достаточно заявления работника на отпуск;

- <если> вы успели включить новичка в график с отпуском в другое время, то работник должен написать заявление, а вы должны внести записи в график отпусков. Допустим, вы используете унифицированную форму графика (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). 

Тогда:

- в графе 8 «Перенесение отпуска. Основание (документ)» запишите: «Письменное заявление работника»;

- в графе 9 «Перенесение отпуска. Дата предполагаемого отпуска» поставьте новую дату отпуска;

- в графе 10 «Приложение» укажите: «Отпуск перенесен по просьбе работника».

Отпуск без содержания может быть любой продолжительности

Установлена ли максимальная продолжительность отпуска за свой счет? Можно ли отпустить работника на полгода?

- Не установлена. Можно отпустить на любой период, который работник согласует с руководителем.

Только помните, что есть ситуации, в которых работодатель обязан отпустить в отпуск без содержания с учетом периода, который установлен ТК РФ. Например, любой работник может уйти в отпуск за свой счет на срок до 5 календарных дней в случае регистрации брака или рождения ребенка. Работающий пенсионер может уйти в неоплачиваемый отпуск до 14 календарных дней в году, а работающий инвалид — до 60 календарных дней в году (ст. 128 ТК РФ).

Расчетный листок лучше вручать самому работнику

Может ли начальник отдела получать расчетные листки своих сотрудников? Всегда ли мы обязаны выдавать листки дважды в месяц вместе с выплатой аванса и основной части зарплаты?

- Расчетный листок вы обязаны выдавать всегда (ст. 136 ТК РФ), но не обязательно это делать дважды в месяц. Достаточно раз в месяц с зарплатой за вторую половину месяца отдавать листок, в котором будут указаны все суммы, выплаченные в текущем месяце. Официальных разъяснений по этому вопросу Роструд не выпускал, но специалисты ведомства придерживаются именно такого мнения.

Начальник отдела может получать расчетный листок вместо сотрудника только в строго определенных случаях:

- <или> у начальника отдела есть доверенность на получение расчетного листка, выданная ему тем работником, за которого он берет листок;

- <или> локальными нормативными актами компании предусмотрен порядок передачи расчетных листков работникам через начальника отдела и он под роспись оповещен о запрете на разглашение персональных данных сотрудников.

Такие строгие правила вызваны тем, что расчетный листок содержит персональные данные работника, которые нельзя разглашать (ст. 88 ТК РФ; ст. 7 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Если вы — работник бухгалтерии, владеющий информацией о зарплатах сотрудников, и с вами подписано соглашение о ее неразглашении, то вы обязаны сохранять конфиденциальность подобных персональных данных. То есть не передавать указанную информацию не уполномоченным на ее получение людям.

За ее разглашение, если пострадавший работник пожалуется в трудинспекцию, вас могут оштрафовать на 300-500 руб. (Постановление ВС Республики Саха (Якутия) от 29.07.2015 № 4А-382/2015), директора фирмы — на 500-1000 руб., а фирму — на 5000-10 000 руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).

Поэтому, если вышеуказанные условия не выполняются, лучше выдавать расчетные листки строго на руки работнику-адресату. Так вы не нарушите Закон о персональных данных.

В трудовую книжку не нужно делать лишних записей

При приеме на работу по срочному трудовому договору необходимо ли в трудовой книжке указывать срок? Как выглядит запись в книжке об окончании срока трудового договора?

- Запись о приеме на работу по срочному трудовому договору делается по общим правилам. В книжке не нужно указывать, что работник принят по срочному договору (п. 3.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69; Правила, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

При истечении срока трудового договора:

- <если> работник увольняется в связи с окончанием срока действия договора, вы записываете: «Трудовой договор прекращен по истечении срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;

- <если> работник продолжает работать и ни он, ни работодатель не требуют расторжения договора, то в трудовой книжке не нужно что-то записывать. Срочный трудовой договор становится бессрочным (ст. 58 ТК РФ). А вот в графе «характер работы» личной карточки работника (форма № Т-2) (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1) не забудьте прежнюю запись «временно» зачеркнуть, записать «постоянно» и расписаться.

Закрепить дни выплаты зарплаты достаточно в одном документе

Где нужно прописать дни выплаты сотрудникам зарплаты? Как правильно оформить изменение дней выплаты зарплаты?

Дни выплаты зарплаты нужно прописать в одном из документов (ст. 136 ТК РФ; Апелляционные определения Мосгорсуда от 02.12.2015 № 33-37781/2015; ВС Республики Карелия от 21.03.2014 № 33-1004/2014):

- <или> в локальном нормативном акте компании (ЛНА). Например, в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или в положении об оплате труда. Для изменения дней выплаты достаточно будет издать приказ о внесении изменений в ПВТР или об утверждении ПВТР в новой редакции, с которым нужно ознакомить всех работников под роспись. Не забудьте, что если в фирме есть профсоюз, то при принятии ЛНА нужно учесть его мнение, поэтому утверждение такого документа займет больше времени (статьи 8, 372 ТК РФ);

- <или> в коллективном договоре. Для внесения в него изменений придется формировать комиссию из представителей работников и работодателей, проводить переговоры, согласовывать новую редакцию коллективного договора с новыми датами выплаты зарплаты (ст. 44 ТК РФ);

- <или> в трудовых договорах. Здесь тоже вносить изменения неудобно. Придется уведомлять работников в письменной форме о предстоящих изменениях дней выплаты и с каждым из работников оформлять дополнительное соглашение, содержащее новые даты выплаты зарплаты.

Источник: "Главная книга"

Смотрите новости также на наших официальных страницах в соцсетях:

 Facebook,  Twitter.