Как правильно составить должностную инструкцию?

Как правильно составить должностную инструкцию?

Когда бизнес растёт, вместе с ним увеличивается операционная нагрузка на владельца.

Чтобы решить задачу, обычно пробуют делегировать часть ответственности, нанимать руководителей, и создавать систему мотивации.

Без должного фундамента, о котором мы сейчас поговорим, выходит что затраты увеличиваются, сотрудники не понимают что от них хотят, поэтому продуктивность растёт по принципу «бег не месте с препядствиями». Руководитель зашивается еще больше, думаю что все вокруг лентяи и недостаточно компетентны.

В чём проблема?

Дело в том, что в 90% случаев, ни один сотрудник, кроме бухгалтера, чётко не понимает, что должен делать, где его зона ответственности и какой продукт должности он должен приносить в компанию.

Скаченные из интернетов должностные инструкции никогда не открываются, и ничего общего с реальностью не имеют.

Хочу рассказать, как я сделал ДИ из серой мыши на пыльных полках бухгалтерии, рок-звезду регламентов и оргполитики в целом, которые помогли мне зародить в бизнесе порядок и систему.

Какая цель?

Каждое действие и решение в компании должно нести конкретную и понятную пользу. Какую пользу несут обычные должностные инструкции (далее ДИ), если туда не смотрят, даже в спорных ситуациях.

Главная задача ДИ четко разделить задачи. Кто за что отвечает, между всеми сотрудниками в компании, чтобы очертить зоны ответственности людей.

В детстве была популярная игра во дворе «земли». Где нужно бросать ножик в песок и очерчивать свою территорию. Заходить за границы которой было категорически запрещено.

Важное правило игры в бизнес: Сотрудник не имеет права лезть в чужие функции, без согласования с руководителем. Это противоречит принципам разделения функций и обесценивает смысл ДИ.

Проблемы когда в бизнесе функции не разделены:

Все делают все — бардак, низкая эффективность работы

Нет ответственных — нет с кого спросить за результат

Функции без ответственных — они не выполняются вовремя и качественно

Дальше ломается система мотивации, медленная работа, постоянные переработки и психическое выгорание сотрудников.

Возражения сотрудников при некачественных ДИ: «Где это написано», «Почему я», «Это не моя работа», «Я не умею». А на вопрос, почему не сделано получаем ответы: «Не успел», «Нет времени», «Был занят другим»…

Как должна выглядеть должностная инструкция

В своих ДИ я перечисляю набор функций(задач), за которые отвечает сотрудник. Это его зона ответственности, где господствует один человек в рамках должности. И в идеале, лезть туда собственнику — запрещено.

Это зона, где он сам принимает решения и несет ответственность за результат. Где он самостоятельно ищет пути решения и приходит к руководителю с решением, а не вопросом.

Нет самостоятельно решенной задачи в рамках зоны ответственности — нет работы, и соответственно нет денег. Лично у меня так.

Так же в ней содержится продукт должности. То за что сотрудник получает деньги.

Продукт должности или Ценный конечный продукт

Так же важно описать ЦКП (ценный конечный продукт) для каждой функции и должности, чтобы сравнить ожидание и результат, чтобы понять или справляется сотрудник.

Я прописал за какой качественный продукт я готов платить каждому сотруднику.

Например менеджер по продажам, получает деньги не за консультацию клиента или за оформленную сделку и взятую предоплату.

Его продукт должности: закрытая сделка с подписанными документами без задолженности выполеннная по стандартам оргполитики.

У монтажника кондиционера это: кондиционер повешенный за 4 часа или довольный клиент, обученный по работе с кондиционером за 3 часа без дебиторской задолженности.

Источник: vc.ru